Registros y comunicaciones (notificaciones)

Registros

En la AGE existen tres tipos de registros:

• REGAGE -> Para los registros en los procedimientos. Debe de ser único en toda la AGE, en la teoría, pero en la práctica hay organismos que, por su exclusividad, manejan uno propio (por ejemplo la Seguridad Social), aunque siempre serán interoperables.

• RFH -> Registro de Funcionarios Habilitados, garantizando la relación por medios electrónicos del Art. 12 de la ley 39/2015 LPAC Servirán para identificar a aquellas personas no obligadas por ley a realizar trámites de manera electrónica (personas físicas). Por ejemplo, un ciudadano que no tiene ni clave, ni certificado y necesita hacer un trámite administrativo acudiendo a las oficinas

• REA -> Registro electrónico de apoderamientos, para incluir a las personas con poderes. Sólo tiene validez en el ámbito de los procedimientos administrativos. Por ejemplo, no se pueden dar estos poderes para vender una casa de otra persona; para este caso sería necesario un poder notarial

Ámbito jurídico de los registros ->

• Ley 39/2015 LPAC y RD 203/2021 para los tres y 3 órdenes ministeriales PCM/(1382-1383-1384)/2021 para cada respectivamente. De izquierda a derecha se desarrollan más granularmente.

REC (Registro Electrónico Común) ahora se llama REG (Registro Electrónico General) y es el punto de entrada de registros para las personas físicas y jurídicas (ciudadanos y empresas). No hay que solicitar alta, pero como hay que firmar la solicitud, se necesita identificarse con certificado o con Clave.

• RFH -> (Aplicación Habilita de la SGAD) Artículo 12 de la LPAC o Identifica persona, consentimiento expreso y actúa en lugar de (no en nombre de, que sería la figura de representante). El interesado es la persona o Generar copia auténtica de entrada mediante escaneo. o Las copias auténticas de salida se generan desde la unidad tramitadora (que no tiene que ser la OAMR) o El procedimiento define si necesitará un FH. Por ejemplo, para procedimientos obligados por Tramitación electrónica no tiene sentido un FH o Máximo por cinco años y a renovar

• REA -> (Aplicación Apodera de la SGAD) Articulo 5 de la LPAC o Otorgamiento Apud acta -> dos personas se personan (poderdante a apoderado) y el primero otorga el poder al segundo o Se puede tener un certificado de representante y representar a otro, sin estar como apoderado en la REA o REAs puede haber uno por cada Administración, pero siempre interoperables entre sí o En el alta se especifica el tipo de poder y durante cuánto tiempo (máximo 5 años, pero podría ser 1 año prorrogable, por ejemplo) o Tres tipos de poderes:

  Tipo A (cualquier actuación y en todas AAPP y en cualquier actividad administrativa) 
  Tipo B (poder para todo, pero limitado a una administración) 
  Tipo C (Tanto poder como administración está limitados) 

Bastanteo para ciertos poderes específicos (otorgado el OK por Abogados del Estado)

Registros en el libro mayor REGAGE, respaldo legal para el procedimiento, pero no se almacena aquí documentación; sólo se indica la fecha, hora, organismo…

• Se registra todo lo que sea de origen ciudadano y destino Administración
• No almacena documentación, sólo anota. La documentación va a la unidad tramitadora (intercambio registral)
• Todas las OAMR (Oficina de Atención en Materia de Registros) se interconectan mediante SIR
• Ayuntamientos suelen usar ORVE, resto OAMR GEISER
• ORVE y GEISER funcionarios en registros, REG ciudadano y personas jurídicas

Mediante SIR se intercambian los registros de otras administraciones siguiendo la normativa actual de intercambio SICRES (Actualmente en su versión 4.0)

En una OAMR, todos son funcionarios son habilitados. Sus funciones son:

• Digitalizan y devuelven original
• Realizan asientos en el libro de registro
• Redirigen al organismo tramitador (propio o ajeno)

Todas las oficinas tienen una OAMR

No todas las comunidades o EELL apuntan a la REGAGE (porque tienen el suyo propio). Sólo lo que afecta a la AGE

Tramitación electrónica:

• Obligados: Personas organismos colegiados, personas jurídicas y funcionarios (en ejercicio de sus funciones) Las tramitaciones a través de REC (ahora REG) (nunca OAMR, porque están obligados a tramitación electrónica)

• No obligados: Personas físicas Las compulsas están derogadas desde el 1999 (no podemos mencionarlas), ahora en su lugar se generan copias auténticas

NOTIFICACIONES

Preferentemente por medios electrónicos, pero los ciudadanos pueden elegir su tipo de , notificación, pudiendo variar a mitad del procedimiento.

Se enviará un aviso (por SIM) por cada notificación

La notificación tiene validez legal (si compareces se acepta y se registra fecha y hora, con lo que el procedimiento avanza)

El aviso por SIM no tiene validez legal, porque no es responsabilidad de la Administración que un ciudadano especifique un email incorrecto.

La notificación se delega en Notifica (aplicación SGAD) y el ciudadano puede comparecer accediendo en la DEHu (Dirección electrónica habilitada única), Carpeta Ciudadana o Sede Electrónica, indistintamente.

Una vez abierta en cualquiera de estos sitios, se entiende que ha comparecido y el procedimiento avanza.

No hay que darse de alta ni en la DEHu ni en Carpeta Ciudadana, todos podemos acceder sin más.

Se entiende que se comparece a la notificación cuando se rechaza la notificación o se accede a su contenido. Se anota fecha de comparecencia, porque los plazos son importantes

En un procedimiento por defecto, si en 10 días naturales no se comparece, se considera rechazada.

Notificación AGE, obligado pasa por la DEHu. Complementariamente por ley en Sede electrónica. Genera recibo y fecha de comparecencia, comunicación no

Como una notificación puede llegar por varias vías, se puede configurar un retardo en notificaciones.

Ejemplo: Notificación electrónica y si a los 3 días no comparece, envío por papel. Esto conlleva un ahorro en gastos (papel, ensobrado y envío por Correos)

Por parte del tramitador; notificación por web o por WS desde una aplicación (por ejemplo, Acceda)

Notifica -> DEHu, papel y/o Carpeta ciudadana, Sede electrónica Por web se pueden hacer envíos masivos anexando CSV con los correos

DEHu -> Se intenta centralizar todas las notificaciones de las AAPP, independiente del emisor Grandes destinatarios (empresas) se comunican con la DEHú vía servicios web y así pueden comparecer de manera masiva y automatizada.

Carpeta ciudadana no almacena ninguna información, sólo se comunica vía servicios web con otros organismos para mostrarla